mercoledì 7 maggio 2014

I 5 primi passi per uno studio legale digitale

Il passaggio ad una giustizia digitale influisce pesantemente sulle modalità di lavoro quotidiane dell’avvocato. Alcuni sono pronti al cambiamento; altri, per ragioni generazionali o di poca predisposizione alla tecnologia, fanno ancora fatica. Ecco alcuni semplici suggerimenti per passare ad una gestione digitale dei documenti dello studio. 
(Articolo uscito su LaLeggePerTutti il 6 maggio 2014; vedi).




Partiamo da un semplice passaggio logico: se escludiamo il caso di qualche isolato cultore dell’antiquariato che ha ancora in studio una macchina da scrivere, ogni documento viene ormai redatto con il computer ed è quindi, fin dall’origine, un documento digitale.
Nella prassi tradizionale un documento è digitale solo in una fase transitoria, all’inizio della sua vita; poi viene stampato e da quel momento inizia a vivere sotto forma di oggetto materiale, fatto di carta e inchiostro. Viene messo nei fascicoli cartacei, viene fotocopiato in altre copie cartacee e addirittura alcuni usano contraddistinguere l’originale e la copia con appositi timbri (“originale”, “copia”).
Facciamocene una ragione: questo modello non ha più ragion d’essere! Se persiste è principalmente perché una buona fetta dei professionisti non vuole aprire gli occhi e fa resistenza al cambiamento. D’altro canto, ormai buona parte dell’attività dello studio legale viene fatta costantemente in digitale; e da quest’anno ora anche l’attività processuale.
I documenti digitali dovrebbero quindi essere la norma, mentre i documenti cartacei dovrebbero rimanere l’eccezione, cioè dovrebbero essere usati solo in quei casi in cui è strettamente necessario (casi che tuttora sussistono e che via via si assottiglieranno).
Dunque, acquisita consapevolezza di questa solenne verità, non possiamo far altro che accettare la sfida del cambiamento e iniziare progressivamente ad abbandonare le vecchie prassi.
Ecco quelli che secondo me sono i cinque primi passi per l’avvocato digitale, ovvero alcuni suggerimenti essenziali per coloro che ancora non sanno come gestire la transizione al digitale.

1) Non stampare nulla che non sia necessario stampare

Che senso ha stampare un documento che poi, quasi sicuramente, circolerà solo in versione digitale? Vogliamo davvero perdere le foreste del pianeta per produrre carta che poi non fa altro che occupare spazio sui nostri scaffali o essere mandata al macero? Io attualmente ricevo circa 15-20 email al giorno e ne invio altrettante; se le stampassi tutte, non so quanto spenderei in risme di carta e toner.
Bisogna quindi abituarsi a leggere e lavorare il più possibile sullo schermo. Lo so che leggere su uno schermo stanca di più rispetto alla carta; ma d’altronde non c’è scelta. Come per ogni cosa, la forza dell’abitudine e qualche accortezza (come ad esempio l’uso di gocce idratanti per gli occhi e di schermi di buona qualità) può aiutare molto.
Non escluderei l’ipotesi di comprare un lettore ebook senza retro-illumnazione (cosiddetti “a inchiostro elettronico”) per poter semplicemente leggere i documenti quando si è in studio; ma anche quando si è in udienza o in treno. La sensazione è proprio quella di leggere su un foglio di carta.

2) Ricordati che un testo digitale permette di fare più cose di un testo cartaceo

Molti obbiettano che non potranno mai abbandonare la carta perché, sui loro documenti, amano fare sottolineature, annotazioni a margine, richiami su post-it… Tenete però presente che esistono software che permettono di fare tutte queste cose (anche se – ovviamente – in modo diverso). Inoltre, nel passaggio da testo cartaceo a testo digitale avete più da guadagnare che da perdere: le cose che si possono fare con un testo digitale sono di gran lunga superiori rispetto alle sottolineature con l’evidenziatore fluo e i post-it. Provare per credere.

3) Impara ad archiviare correttamente i documenti digitali (il fascicolo digitale)

Quando si gestiscono documenti importanti e numerosi non si può pensare di salvarli senza una precisa logica, come ad esempio ammucchiandoli sul Desktop o lasciarli salvare in automatico nella cartella “Download” del pc. Organizziamo le cartelle e i file con criteri razionali, dando loro nomi che permettano di individuare facilmente la pratica a cui si riferiscono e il loro effettivo contenuto.
È importante creare un vero e proprio fascicolo digitale, cioè una cartella nell’hard disk che sia l’effettiva corrispondente del fascicolo cartaceo in cui siamo sempre stati abituati ad infilare i documenti di una pratica. Dunque, tutti i documenti della pratica (anche quelli originariamente in formato cartaceo) dovranno essere salvati in formato digitale e inseriti nell’apposita cartella-fascicolo. In quel modo sapremo che ogni documento della pratica X si troverà sempre nella relativa cartella-fascicolo.

4) Convinciti che la carta non è più sicura dei bit

L’idea che la carta sia più sicura dei bit è solo un effetto collaterale della nostra diffidenza e poca dimestichezza con la tecnologia: un retaggio di secoli e secoli di archiviazione cartacea dei documenti. Con la carta ci siamo cresciuti fin dagli anni dell’asilo e ci sembra uno strumento molto più sotto il nostro controllo. Stiamo invece “maneggiando” software e informazioni digitali solo da alcuni anni e, avendo logiche più complesse e meno tangibili, non ci danno la stessa tranquillità. Invece, se si rispettano alcune semplici regole relative al back-up dei dati, l’archiviazione di dati digitali è più sicura e funzionale dell’archiviazione cartacea.

5) Tieni presente che gli atti del processo telematico sono necessariamente digitali

Tutti ormai sappiamo che, dal 30 giugno 2014 in poi, gli atti del processo ufficiali saranno quelli digitali e non più quelli cartacei. Sarà una vera rivoluzione “copernicana” della giustizia. Negli atti processuali digitali saranno incorporati metadati (cioè dati nascosti e incorporati nel file) relativi alla loro provenienza, al loro destinatario, alla loro datazione. Questi metadati hanno senso solo se interpretati dal computer e non sono riproducibili in formato cartaceo. Dunque, se stampiamo su carta gli atti del processo telematico abbiamo fatto solo una loro “brutta copia”. Cosa ce ne facciamo?

Queste sono solo accortezze generiche, che possono adattarsi a qualsiasi sistema operativo. Se si vuole fare un passo in più non resta che affidarsi a suite software specializzate nella gestione dello studio legale, che permettono di gestire il flusso di documenti in maniera integrata ed efficiente, collegandolo alle scadenze giudiziali e al sistema di parcellazione e fatturazione. Chiaramente hanno un costo e necessitano un po’ più di pazienza per imparare ad usarle; ma sicuramente i vantaggi che possono portare alla gestione dello studio legale sono molti.

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